Excel-Word-Outlook Kullanarak Şablondan Toplu Mail Gönderimi

Bu yazı, Word belgesi yardımıyla mevcut bilgisayarda açık olan Outlook hesabı kullanılarak önceden oluşturulmuş bir Excel’de tutulan iletişim bilgisine, yine aynı Excel’de ve aynı satırda yer alan içerik(ler)in dinamik olarak tek şablon üzerinden nasıl gönderileceğini açıklamaktadır. Bu işlem ile Excel üzerinde her bir satırda yer alan kişilere aynı şablona ait mesajın özelleştirilerek pratik olarak iletilmesi sağlanır.

Önemli Notlar

Not-1: Herhangi bir aksaklık ya da gözden kaçan bir nokta sonucu mağdur olmamak için test amacı ile ilk olarak kendinize ait mail hesapları üzerinde mail gönderimi yapmanız daha sağlıklı olacaktır.

Not-2: Outlook hesabınızdabirden fazla mail adresi açıksa gönderim yapmak için:

• Mail gönderimde kullanmak istediğiniz hesabınızı varsayılan olarak ayarlayınız. (Dosya > Hesap Ayarları > Hesap Ayarları > (İstediğiniz hesabı seçip) Varsayılan Olarak Ata)
• Dosya > Seçenekler > Posta > İleti Gönderme yolunu takip ederek “Yeni ileti oluştururken her zaman varsayılan hesabı kullan” seçeneğini aktif ediniz.

Not-3: Otomatik mail gönderimde Outlook üzerinden imza seçmeniz mümkün olmayacağından, kullanmak istiyorsanız imzanızı “Adım-3”’te, Word şablonu oluştururken eklemeniz gerekmektedir.

1) Veriler Excel’de Toplanır

İlgili veriler bir excel üzerinde aynı cins veriler aynı sütunda olacak şekilde toplanır. Örnekte kullanılan veriler; Ad, Mail, Telefon, İşlem olmak üzere 4 adettir. (Excel dosyasının ismi musteriler.xlsx ’dir.)

Örnek görselinde görüldüğü gibi, kişilere ait veriler aynı satırda ve aynı cins veriler aynı sütunda yer almaktadır.

2) Word Dosyası Uygun Formata Getirilir

Boş bir Word dosyası açılır. Yukarıda bulunan menüden “Posta Gönderileri -> Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat -> E-Posta İletileri” menüsü seçilir. (Bu seçim yapıldıktan sonra Word dosyası A4 boyutundan daha geniş bir boyuta gelecek beyaz arka plan belgenin tamamını kaplayacaktır.)

Hemen bu işlemin ardından yine Posta Gönderileri menüsünde yer alan “Posta Gönderileri -> Alıcıları Seç -> Varolan Listeyi Kullan” seçilir ve daha önce oluşturulmuş olan verilerin yer aldığı Excel dosyası bulunur. (Bizim örneğimiz için bu dosya yukarıda belirttiğimiz musteriler.xlsx dosyası oluyor.)

Not: Excel dosyası import edilirken ilk satırdaki veriler sütün üstbilgilerini içeriyor kutucuğunun işaretli olduğuna emin olun.

3) Metin Şablonu Hazırlanır

Göndereceğiniz şablon maili hazırlayın. Aşağıdaki görselde süslü parantez “{}” içerisinde yer alan kısımlar bir sonraki adımda dinamik hale getirilecektir. Anlaşılır olması amacı ile bu kısımları koyu olarak belirttim. Sizin bold olarak işaretleme yapmanıza gerek yok. Örnek şablon aşağıdaki gibidir:

Önemli Not: İmza kullanacaksanız bu adımda şablona manuel olarak eklemeniz gerekmektedir.

4) Excel Dosyasında Yer Alan Veriler Şablona Aktarılır

İlgili kısımlar seçilerek dinamik hale getirilir. Örneğin bizim şablonumuz için “{Ad}” alanı seçilir. Bu kısım seçili vaziyetteyken yukarıdaki menüden “Posta Gönderileri -> Birleştirme Alanı Ekle -> Ad” seçimi yapılır. Aynı işlem dinamik hale getirilmesi istenen tüm diğer alanlar için ilgili veriler uygun yerlerde olacak şekilde tekrarlanır.

Bu işlem sonrası şablonda seçmiş olduğumuz “{Ad}” olan kısım “<<Ad>>” şeklinde görünmelidir. İşlem sonrası genel şablon şu şekilde olacaktır:

Posta Gönderileri -> Sonuçların Ön İzlemesi seçimini yaparak Excel’de yer alan verilerinizin şablon ile doğru şekilde ilişkilendirildiğini kontrol edebilirsiniz. Hemen yan kısımda bulunan oklar yardımıyla Excel satırlarında bulunan diğer veriler arasında gezebilirsiniz.

Yukarıdaki görselden de anlaşılacağı üzere, Excel de ilk satırda bulunan veriler dinamik olarak şablona yerleşmiştir. Oklar yardımıyla gezdiğinizde ise diğer verilerin de ilgili yerlere doğru şekilde yerleştiğini görmeniz beklenmektedir.

5) Mail Gönderimi Gerçekleştirilir

Tüm verilerin uygun doğru şekilde yerleştiğine emin olduktan sonra Posta Gönderileri -> Bitir Ve Birleştir -> E-Posta İletilerini Gönder seçilir.

“Kime” bilgisini Excelde yer alan iletişim bilgilerine ait başlık olacak şekilde seçtikten sonra (bizim örneğimizi için “mail” olmuş oluyor) konu satırı amaca uygun şekilde doldurulur.

Tamam butonuna tıklamanız durumunda iletilerinizi kişilere uygun veriler ile otomatik olarak gönderilecektir. Gönderim sonrasında emin olmak için Outlook giden kutunuzu kontrol etmenizi tavsiye ederim.